Billing Assistant

Vraagstuk

Een Billing Assistant vinden die cijfers, systemen en mensen snapt

Bij een internationaal advocatenkantoor draait veel om uren, afspraken en tarieven. Zonder strak facturatieproces wordt het al snel onoverzichtelijk. De Billing Assistant speelt daarin een sleutelrol.

Het kantoor zocht een Billing Assistant die:

  • blij wordt van cijfers en details

  • soepel schakelt tussen verschillende systemen

  • goed kan samenwerken met juridische teams

  • stevig genoeg is om door te vragen als iets niet klopt

Belangrijke eisen:

  • Minimaal 31 uur per week beschikbaar

  • Sterke beheersing van Nederlands en Engels

  • Ervaring met cijfers, facturatie of financiële administratie

  • Handig met systemen zoals SAP, ERP en Excel

De uitdagingen:

  • Finance professionals hebben de banen voor het uitkiezen

  • Veel vacatures voor billing of finance functies klinken hetzelfde

  • De combinatie van juridische omgeving en billing is specifiek

  • Het kantoor wilde minder afhankelijk zijn van bureaus en meer grip op instroom en kwaliteit

De vraag aan De Vacature Stylist:
Zet een campagne neer die de rol concreet en aantrekkelijk maakt, de juiste finance-profielen aanspreekt en kandidaten via een soepele route richting gesprek brengt.

De Vacature Stylist

Aanpak

Van standaard finance-vacature naar een gestylde job marketing funnel

In plaats van één generieke vacaturetekst op jobboards kozen we voor een job marketing aanpak, met:

  • een scherp verhaal achter de functie

  • meerdere creatives en advertentieteksten

  • een landingspagina in de branding van het kantoor

  • een korte funnel met kwalificatievragen

1. De functie vertalen naar een helder verhaal

Op basis van het functieprofiel hebben we de kern van de rol eerst scherp gezet:

  • Jij bent de spil in het facturatieproces

  • Jij zorgt dat cijfers, systemen en deadlines kloppen

  • Je werkt in een finance team, maar hebt dagelijks contact met juristen

In de campagne lag de nadruk op:

  • impact: jouw werk heeft direct effect op omzet, rapportages en inzichten voor partners

  • samenwerking: korte lijnen tussen finance en juridische teams

  • ontwikkeling: ruimte om mee te denken over het slimmer inrichten van processen

De functie werd zo veel tastbaarder dan “billing ondersteuning”. Kandidaten kregen een beeld van hun dagelijkse samenwerking, verantwoordelijkheden en groeimogelijkheden.

2. Creatives en copy die de juiste mensen aantrekken

Op basis van dit verhaal zijn meerdere visual- en tekstvarianten ontwikkeld, zoals:

  • “Word jij de spil in ons facturatieproces?”

  • “Jij zorgt dat alles klopt – cijfers, systemen en structuur”

  • “Van facturen tot flow: jij houdt alles soepel draaiend”

  • “Facturen op orde, werkplezier verzekerd”

Elke variant legde een ander accent:

  • structuur in elke stap van het proces

  • het combineren van cijfermatig werken met samenwerking in het team

  • locatie en beleving: werken op de Zuidas in een internationale omgeving

Alle varianten gebruikten dezelfde basis:

  • helder taalgebruik, zonder ingewikkeld finance jargon

  • korte bullets die de kern van de rol samenvatten

  • een duidelijke call to action: “Solliciteer nu” of “Solliciteer direct”

In de resultaten zag je dat vooral de varianten die structuur, verantwoordelijkheid en samenwerking benadrukten het beste presteerden. De meer “algemene” finance insteek zorgde vooral voor extra bereik, maar minder voor kwalitatieve leads.

3. Candidate journey via landingspagina en funnel

Na een klik op de advertentie kwamen kandidaten op een landingspagina in de huisstijl van het kantoor, niet in een standaard platformformulier.

Op deze landingspagina:

  • werd de rol kort, concreet en menselijk uitgelegd

  • zagen kandidaten meteen wie de organisatie is en hoe de werkomgeving voelt

  • werden werkzaamheden, team en ontwikkelmogelijkheden duidelijk gemaakt

Onder de tekst stond een korte funnel met gerichte kwalificatievragen, zoals:

  • Welke ervaring heb je met facturatie of financiële administratie?

  • Hoe goed beheers je Nederlands en Engels, in woord en geschrift?

  • Met welke financiële systemen of ERP-pakketten heb je gewerkt?

  • Voor hoeveel uur per week ben je beschikbaar en vanaf wanneer?

Pas daarna vroegen we om contactgegevens en eventueel een cv.

Voor kandidaten voelde dit logisch en laagdrempelig: eerst begrijpen wat de rol inhoudt, dan een paar vragen, dan pas gegevens achterlaten.
Voor het kantoor leverde dit leads op die inhoudelijk al beter pasten bij het profiel.

4. Campagneperiode en datagedreven bijsturen

De campagne liep van 9 dagen.
In deze 9 dagen is regelmatig gekeken naar de prestaties van de advertentiesets.

Belangrijkste cijfers:

  • Bereik: 3.426 unieke mensen

  • Weergaven: 8.979

  • Totaal besteed advertentiebudget: € 174,53

  • Totaal aantal leads: 16

  • Gemiddelde kosten per lead: circa € 10,91

Op advertentiesetniveau:

  • Een brede “open targeting” set rond Amsterdam leverde de meeste leads op tegen de laagste kosten per lead

  • Een gerichtere finance-doelgroepset zorgde voor extra kwaliteit, maar tegen een iets hogere prijs per lead

Door tussentijds te sturen op deze data is meer budget richting de best presterende combinaties van doelgroep, beeld en tekst gegaan. Minder effectieve varianten zijn teruggeschroefd.

Resultaten

In een campagneperiode van 9 dagen realiseerden we:

  • 16 leads via de landingspagina en funnel

  • Een gemiddelde kosten per lead van ongeveer € 10,91

  • Een totaal bereik van 3.426 mensen in de relevante doelgroep

Uit deze leads:

  • zijn 9 kandidaten uitgenodigd voor een eerste gesprek

  • zijn 4 kandidaten doorgegaan naar een tweede ronde

  • is 1 kandidaat aangenomen als Billing Assistant

  • zijn 3 kandidaten opgenomen in een talentpool voor toekomstige finance of billing functies

Toen er voldoende gekwalificeerde kandidaten in beeld waren, is de campagne stopgezet en verschoof de aandacht volledig naar de gesprekken.

Vergeleken met klassieke bureauwerving lagen de totale kosten aanzienlijk lager, terwijl het kantoor zelf regie hield over boodschap, selectie en kandidaatervaring.

Candidate Journey: Zo Voelt het Voor de Kandidaat

De ervaring moest passen bij een internationaal advocatenkantoor: professioneel, zorgvuldig en menselijk.

  • De toon in advertenties en op de landingspagina is helder en vriendelijk, zonder afstandelijke taal

  • Kandidaat weet precies waar hij of zij aan toe is: wat de functie inhoudt, hoe het proces verloopt en wanneer er een reactie komt

  • De vragen in de funnel voelen logisch en relevant, niet als een extra hindernis

Een kandidaat verwoordde het mooi:

“Ik kreeg meteen een goed beeld van de rol en het team. Het voelde niet als een standaard finance-functie, maar als een plek waar ik echt kan meedenken.”

Dat is precies wat deze campagne moest bereiken.

Impact op het Team & Organisatie

Na de invulling van de rol merkt het finance team en het kantoor:

  • meer structuur en voorspelbaarheid in het facturatieproces

  • minder losse eindjes rond facturen, herinneringen en rapportages

  • sneller schakelen tussen finance en juridische teams

  • meer ruimte om processen te verbeteren in plaats van alleen achterstanden weg te werken

De nieuwe Billing Assistant is uitgegroeid tot een vast aanspreekpunt voor facturatie en procesafspraken.

De job marketing aanpak leverde daarmee niet alleen een succesvolle invulling van de functie op, maar ook een sterker en rustiger ingericht facturatieproces.

Van traditionele werving naar datagedreven job marketing